ZAMÓW DOSTĘP
Przypomnij mi login i hasło
Wyszukiwanie zaawansowane »

Zagraniczne podróże służbowe

Zagraniczne podróże służbowe

Zagraniczne podróże służbowe

W obszarze zagranicznych podróży służbowych zmiany, jakie wprowadzono na mocy rozp. ws. podróży służbowej, odnoszą się przede wszystkim do wysokości diet i limitów noclegowych oraz zmiany rodzaju waluty (z USD na EUR). Aktualne dane w tym zakresie zawarto w załączniku do cyt. rozp.

Zagraniczne podróże służbowe

W obszarze zagranicznych podróży służbowych zmiany, jakie wprowadzono na mocy rozp. ws. podróży służbowej, odnoszą się przede wszystkim do wysokości diet i limitów noclegowych oraz zmiany rodzaju waluty (z USD na EUR). Aktualne dane w tym zakresie zawarto w  załączniku do cyt. rozp.

Zgodnie z § 12 rozp. ws. podróży służbowej czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w  drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na  pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki i przysługuje w  wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej w  poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozp. ws. podróży służbowej.

W myśl § 13 ust. 3 cyt. rozp. należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 cyt. rozp.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zasady dotyczące zmniejszania kwoty diety stosuje się odpowiednio.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety – pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety (§ 14 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej).

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w  granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozp. ws. podróży służbowej. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownik ma prawo do ryczałtu w wysokości 25% limitu, o którym mowa. Wspomniany ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.

Należy podkreślić, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit dla poszczególnych państw, ustalony w załączniku do cyt. rozp.
Przepisów określających prawo pracownika do zwrotu kosztów noclegu oraz prawo do ryczałtu noclegowego nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub  morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o  których mowa, wyłącznie w jedną stronę – przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 1 i 2 rozp. ws. podróży służbowej).

Zgodnie z § 17 ust. 3 cyt. rozp. na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty, o których mowa w § 17 ust. 1–3 rozp. ws. podróży służbowej, nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Do decyzji pracodawcy pozostawiono kwestię zwrotu kosztów przewozu lotniczego bagażu osobistego pracownika odbywającego podróż zagraniczną. W myśl § 18 cyt. rozp. pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeśli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W § 19 rozp. ws. podróży służbowej określono zasady zwrotu kosztów leczenia i zakupu środków medycznych za granicą.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zwrot kosztów leczenia za granicą następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z  przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, o  których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dn. 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju (§ 19 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej).

Dotychczasowe regulacje umożliwiające wypłatę pracownikowi zaliczki w walucie polskiej zostały uzupełnione zapisem określającym, wg jakiego kursu waluty należy ustalić zaliczkę oraz jej rozliczenie. Co do zasady pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jednakże, zgodnie z § 20 ust. 2 cyt. rozp., za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, wg średniego kursu złotego w  stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w  walucie polskiej, wg średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W przypadku gdy odbywanie podróży zagranicznej jest połączone z przejazdem na obszarze kraju – przepisy rozdz. 2 rozp. ws. podróży służbowej, dotyczące podróży krajowej, stosuje się odpowiednio.

Maciej Ofierski


Czytaj również: Należności z tytułu podróży służbowych - od 01.03.2013 r. obowiązują nowe przepisy oraz 
Krajowe podróże służbowe

Więcej o Aktualności

Czytaj również